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Prutezzione di a Biodiversità Supporting People

Dumandate una Borsa

Gestisce i Requisiti Finanziari di u vostru Grant

 

Primu pianu di fiore viola.

Sè site un beneficiariu di u CEPF, u passu più impurtante in a preparazione per gestisce e esigenze finanziarie relative à u vostru prughjettu hè di rivisione u vostru accordu di cuncessione. (Se site un candidatu, pudete esaminà u versione mudellu di l'accordu.) 

In l'Appendice 1 di u vostru accordu, truverete l'attività di u prugettu è u bilanciu appruvatu da u CEPF. I nostri fondi ponu esse aduprati solu per l'attività appruvata è u scopu di u prugettu.

Per piacè cunsiderate e linee guida di sta pagina pertinenti à e grande è piccule sovvenzioni, salvu chì ùn sia specificamente menzionatu altrimenti.

Quì sottu truverete infurmazioni supplementari è risorse per aiutà à navigà i bisogni di CEPF. Preparate avà per cumu urganizà a vostra documentazione di supportu vi aiuterà à longu andà!

Sapemu chì questu pò sentu assai, ma ùn panicu. Semu quì per aiutà! U vostru gestore di cuncessione hè sempre dispunibule per risponde à e vostre dumande. 

Corso di furmazione in linea

Solu per i destinatari di grandi cuncessioni. Sè vo site un destinatariu di una piccula borsa, dumandate à u vostru squadra di implementazione regiunale nantu à i requisiti.

CEPF hà sviluppatu una serie di video per aiutà i beneficiari à capisce i bisogni finanziarii di a so borsa. Qualchidunu di a vostra urganizazione chì hè implicatu in a gestione finanziaria di a cuncessione è / o l'implementazione di l'attività di u prugettu finanziatu da CEPF deve vede i video chì sò accessibili in YouTube attraversu i ligami sottu.

Serie di video d'orientazione di u cuncessione

Dopu avè vistu i video, avete bisognu di piglià un quiz per verificà e vostre cunniscenze nantu à e regule è i regulamenti di u CEPF. CEPF ùn disbursarà pagamenti supplementari à a vostra urganizazione finu à chì almenu una persona da u vostru squadra di prughjettu hà finitu sta furmazione è hà passatu u quiz à a fine.

Vi incuragiscemu à rivisite questi video in tuttu u termini di a vostra cuncessione se avete dumande specifiche nantu à un sughjettu. Se ùn pudete truvà a risposta à a vostra dumanda, cuntattate u vostru gestore di cuncessione.

Quiz d'Orientazione di u Grantee

Cliccate quì per piglià u Quiz in linea.

Modelli di rapportu

I mudelli per i rapporti cumuni è u seguimentu di e spese tipiche si trovanu quì sottu. Se a vostra urganizazione hà digià stabilitu prucedure è esigenze di documentazione in u locu, pudete cuntinuà à aduprà quelli, sempre chì includenu l'infurmazioni necessarii.

Rapportu di transazzione detallatu

Un rapportu di transazzione detallatu - cunnisciutu ancu com'è un rapportu di transazzione di cuntabilità generale - hè una foglia di calculu Excel chì traccia e spese incurru à u vostru prughjettu CEPF per u periodu di rapportu specificu. Supporta i rapporti finanziarii chì i grandi cuncessionari presentanu attraversu Conservation Grants elencu i dettagli di ogni spesa chì hè stata fatta durante u periodu di rapportu.

Verificate a sezzione "rapporti" di u vostru accordu di sussidiu per sapè s'è a vostra urganizazione hè tenuta à presentà un rapportu di transazzione dettagliatu.

U rapportu di transazzione detallatu hè duvutu à u stessu tempu cum'è u rapportu finanziariu. Un calendariu tipicu hè trimestrale cù rapporti dovuti 30 ghjorni dopu à a fine di u trimestre u 30 d'aprile, u 31 di lugliu, u 31 d'ottobre è u 31 di ghjennaghju. Alcune cuncessioni seguiranu un calendariu sfarente cum'è detallatu in u so accordu di cuncessione. 

Se a vostra urganizazione hà un sistema di cuntabilità automatizatu, vi generà u rapportu attraversu quellu sistema. U seguimentu di l'infurmazioni manualmente hè ancu bè.

Sia chì aduprate un sistema di contabilità automatizatu o manuale, u rapportu deve esse sottumessu in una foglia di calculu Excel. Ogni transazzione deve include i seguenti:

  • Data di fattura
  • Data di pagamentu
  • Principali categurie di spesa CEPF (truvate in u vostru rapportu finanziariu in linea)
  • Payee
  • Descrizzione di a spesa
  • U tassu di scambiu utilizatu (se ùn gestionete micca u vostru prughjettu in dollari americani)

Sè utile, pudete sceglie di utilizà unu di i mudelli CEPF sottu.

Forma di Disposizione di l'Assisi

Foli di Stampa

Sicondu u vostru accordu di cuncessione CEPF, avete bisognu di seguità u tempu attuale chì u persunale di a vostra urganizazione passa à travaglià nantu à a borsa CEPF. Stime di u tempu, o carichi di u tempu di u persunale basatu nantu à u budgetu, ùn saranu micca appruvati. S'ellu ci sò membri di u persunale chì travaglianu in u prughjettu CEPF à tempu parziale, i so schede di u tempu duveranu include ancu tutti i donatori di l'altri prughjetti per i quali travaglianu.

Quì sottu sò quattru mudelli, chì site benvenutu per utilizà o mudificà. Pudete ancu aduprà a vostra propria forma, sempre chì cuntene a listessa infurmazione.

Logbook di u veiculu

I logbooks di i veiculi sò usati per seguità l'usu di carburante è u mantenimentu di un veiculu chì hè utilizatu per a cuncessione CEPF. I logbooks di i veiculi anu da include:

  • Data di viaghju
  • Lochi di partenza è di fine
  • Cumincià è finisce a lettura di l'odometru
  • Distanza percorsa
  • U mutivu di u viaghju
  • Firma di u viaghjatore
  • U nome di u cunduttore

Quì sottu sò trè mudelli, chì site benvenutu per utilizà o mudificà. Pudete ancu aduprà a vostra propria forma, sempre chì cuntene a listessa infurmazione.

Sottocontratti è Subvenzioni (Termini di flussu)

Sì avete subcontratti (vale à dì, cunsulenza) è / o sub-cunvenzioni in u vostru budgetu, avete bisognu di entre in un accordu legalmente vincolante cù quella persona o urganizazione. I subcontraenti è i sub-concessionarii sò tenuti à rispettà i stessi termini è cundizioni definiti in a cunvenzione di cuncessione CEPF. 

Dumandemu chì sti accordi includinu i termini di flussu di u CEPF, a dichjarazione d'integrità è u codice di conducta. Pudete truvà ste clausole in u vostru accordu di sussidiu. Includenu a frase "U beneficiariu s'impegna espressamente à include sta disposizione in tutti i subcontratti è i subpremi emessi in virtù di stu Accordu". Per piacè cuntattate u vostru gestore di sussidiu per una copia di e clausole necessarie.

Prima di emette qualsiasi subvenzioni o subcontratti chì utilizanu fondi da CEPF, i beneficiari anu da esaminà i so subvenzioni è i fornitori di servizii è salvà i risultati di u screening cum'è parte di a documentazione di supportu di a cuncessione. À u minimu, i beneficiari di u CEPF anu da verificà l'identità giuridica di i sub-concessionari è di i fornitori di servizii è schernu quelli nomi verificati, cumpresi i nomi di i membri di i rispettivi organi direttivi è di qualsiasi staffu di u prugettu, contru à tutte e seguenti liste:

Per i destinatari di fondi di u guvernu di u Canada solu:

Diagramma di flussu di l'acquistu

Sè u prucessu di appruvvisazione ùn hè micca fattu currettamente, u CEPF ùn pò micca appruvà e vostre spese.

Prima di cumprà qualsiasi beni o servizii cù i fondi CEPF, esaminate attentamente u vostru accordu di cuncessione. Preste assai attenzione à a Sezione 7 ("Utilisazione di Fondi è Risorse"), a Sezione 11 ("Acquistu di Beni è Servizi") è Attachment 2 (a pulitica di l'acquistu).

Una volta chì avete familiarizatu cù a pulitica di l'acquistu di u vostru accordu di cuncessione, rivedete u vostru budgetu di pruposta è identificate cù a vostra squadra tutti i servizii o spese d'equipaggiu uguali o più di $ 5,000. Quessi necessitanu appruvazioni cusì pianificate per abbastanza tempu per seguità e prucedure d'acquistu adatte.

Per una guida passu à passu nantu à l'acquistu, ricumandemu d'utilizà e linee guida per l'acquistu di beni o servizii, chì includenu mudelli, sottu, chì pudete adattà è aduprà.

Merchandise

Codice di Condotta CI

Guida à l'acquistu
- inglese (Excel - 23 KB)
- francese (Excel - 31 KB)
- Lingua indonesiana (Excel - 23 KB)
- portuguesa (Excel - 31 KB)
- russo (Excel - 29 KB)
- spagnolu (Excel - 23 KB)

Dichjarazione di integrità di l'AFD
- inglese (Parola - 31 KB)
- francese (PDF - 146 KB)
- portuguesa (Parola - 33 KB)
- russo (Parola - 29 KB)
- spagnolu (Parola - 28 KB)

Matrice di paragone di offerte
- inglese (Excel - 20 KB)
- francese (Excel - 20 KB)
- Lingua indonesiana (Excel - 20 KB)
- portuguesa (Excel - 20 KB)
- russo (Excel 12 KB)
- spagnolu (Excel - 12 KB)

Ordine di compra
- inglese (Parola - 474 KB)
- francese (Parola - 27 KB)
- Lingua indonesiana (Parola - 18 KB)
- portuguesa (Parola - 26 KB)
- russo (Parola - 18 KB)
- spagnolu (Parola - 17 KB)

A dumanda di qualità
- inglese (Parola - 48 KB)
- francese (Parola - 36 KB)
- Lingua indonesiana (Parola - 35 KB)
- portuguesa (Parola - 35 KB)
- russo (Excel - 27 KB)
- spagnolu (Excel - 25 KB)

Justification di a sola fonte
- inglese (Parola - 101 KB)
- francese (Parola - 76.2 KB)
- Lingua indonesiana (Parola - 35 KB)
- portuguesa (Parola - 75.9 KB)
- russo (Excel - 27 KB)
- spagnolu (Parola - 99.2 KB)

Services

Codice di Condotta CI

Guida à l'acquistu
- inglese (Excel - 23 KB)
- francese (Excel - 35 KB)
- Lingua indonesiana (Excel - 26 KB)
- portuguesa (Excel - 32 KB)
- russo (Excel - 34 KB)
- spagnolu (Excel - 24 KB)

Dichjarazione di integrità di l'AFD
- inglese (Parola - 31 KB)
- francese (PDF - 146 KB)
- portuguesa (Parola - 33 KB)
- russo (Parola - 29 KB)
- spagnolu (Parola - 28 KB)

Matrice di paragone di offerte
- inglese (Excel - 21 KB)
- francese (Excel - 20 KB)
- Lingua indonesiana (Excel - 20 KB)
- portuguesa (Excel - 20 KB)
- russo (Excel - 12 KB)
- spagnolu (Excel - 12 KB)

Richiesta di Pruposte
- inglese (Parola - 90 KB)
- francese (Parola - 64 KB)
- Lingua indonesiana (Parola - 66 KB)
- portuguesa (Parola - 63 KB)
- russo (Parola - 54 KB)
- spagnolu (Parola - 52 KB)

Accordu di serviziu
- inglese (Parola - 80 KB)

Justification di a sola fonte
- inglese (Parola - 48 KB)
- francese (Parola - 35 KB)
- Lingua indonesiana (Parola - 35 KB)
- portuguesa (Parola - 35 KB)
- russo (Excel - 27 KB)
- spagnolu (Excel - 25 KB)

Se u prucessu d'acquistu ùn hè micca fattu bè, CEPF ùn pò micca appruvà e vostre spese. Dunque, per piacè cuntattate u vostru gestore di cuncessione per aiutà vi guidà. Pudete ancu riferite à i diagrammi sottu.

Sè vo site un destinatariu di una piccula borsa, nutate chì i requisiti supplementari ponu applicà per u vostru hotspot. Per piacè cuntattate u vostru squadra di implementazione regiunale per più guida.

Template di Justificazioni Unicu-Source

L'acquistu di beni è servizii chì uguali o supere US $ 5,000 deve passà per un prucessu di offerta (spiegata sopra). In ogni casu, in certi casi eccezziunali, questi acquisti ponu esse unicu. In u raru casu induve un prucessu cumpetitivu ùn hè micca pussibule, a vostra spesa deve esse appruvata per scrittura da CEPF prima di cumprà. Averete bisognu di presentà una ghjustificazione à CEPF per a selezzione di l'unica fonte utilizendu u mudellu sottu. 

Ricurdatevi chì l'incapacità di ottene l'appruvazioni scritta prima di cumprà un bè o serviziu nantu à a basa di a selezzione di una sola fonte, hà da esse una dichjarazione di dislowance.

Sè vo site un destinatariu di una piccula borsa, nutate chì i requisiti supplementari ponu applicà per u vostru hotspot. Per piacè cuntattate u vostru squadra di implementazione regiunale per più guida.

Template di Audit di Prughjettu

Dumande dumandatu Spissu

Sè vo site un destinatariu di una piccula borsa, per piacè cunsiderà l'infurmazioni quì sottu cum'è una guida generale, ma dumandate a cunferma da u vostru squadra di implementazione regiunale postu chì certi prucessi sò diffirenti da hotspot à hotspot.

servizio

Avemu bisognu di andà cù u più prezzu di e trè offerte, o pudemu furnisce una ghjustificazione basatu annantu à altri fattori?
CEPF ti aspetta di sceglie a megliu offerta in termini di qualità è prezzu ; ùn hà micca bisognu à esse u più prezzu. Avemu fiducia in u vostru ghjudiziu. Per piacè mantene a ghjustificazione di a vostra decisione in u schedariu.

Hè abbastanza per dumandà trè quote di prezzu, o aghju bisognu di ottene trè quote di prezzu?
Avete bisognu di ottene almenu trè quote di prezzu. Suggeremu di dumandà almenu cinque per assicurà chì ottene u minimu necessariu di trè citazioni pertinenti.

Mi piacerebbe firmà più di un accordu di cunsulenza sottu a listessa borsa di CEPF cù u listessu cunsultore. Hè permessu? 
Iè, però, l'assignazione, u scopu di u travagliu è u periodu di prestazione ùn deve micca sovrappone.

In seguitu à a quistione di sopra, se firmò più di un cuntrattu cù u stessu cunsultante sottu una cuncessione CEPF è ogni cuntrattu hè menu di 5,000 XNUMX $ US-ma a quantità totale cumminata à u cunsultante hè uguale o più grande di US $ 5,000-chì aghju bisognu di fà ?
In questa situazione, avete bisognu di ottene almenu trè quote per i servizii necessarii prima di entre in un accordu legalmente vincolante cù u cunsultore sceltu. 

cantu

Riceveraghju una risposta da CEPF chì u mo rapportu hè statu sottumessu (in più di a risposta automatizata di Conservation Grants) ?
Riceverete solu una cunferma automatica. U vostru gestore di cuncessione è / o direttore di cuncessione vi seguitarà cun voi se sò necessarie informazioni supplementari o revisioni.

Puderaghju turnà à i rapporti sottumessi è riparà si u periodu di rapportu hè passatu?
No. Per piacè sempre riparà un rapportu passatu includendu a correzione o a chiarificazione in u rapportu attuale. Una volta chì un rapportu hè statu appruvatu, hè chjusu per edità.

Ci hè qualchì formatu speciale per rapportu (finanziari è prestazioni)?
Iè, a rappurtazione di grandi cuncessioni hè fatta attraversu ConservationGrants. Una volta chì a vostra cuncessione hè attiva, puderete accede à u vostru prugramma di rapportu attraversu a stessa informazione di login chì avete utilizatu per sviluppà a vostra pruposta di prughjettu.

Rapportu Finanziu

Cumu dumandà un pagamentu?
Per u vostru pagamentu iniziale, CEPF liberarà a quantità definita in u vostru accordu di cuncessione basatu annantu à u vostru flussu di cassa iniziale appruvatu in a sezione chjamata "pagamentu" dopu a ricezione di u vostru accordu di cuncessione contrafirmatu. I pagamenti successivi seranu fatti in cunfurmità cù a sezione "pagamentu" di l'accordu di cuncessione utilizendu a casella di spese previste in u vostru rapportu finanziariu.

Cumu hè calculatu u mo pagamentu?
In ogni unu di i vostri rapporti finanziarii, ci hè una casella di "spese prughjettate" per inserisce a quantità chì stimate chì spende in i prossimi mesi. I Grantees tenuti à fà un rapportu trimestrale duveranu stimate e spese per i seguenti cinque mesi; quelli chì anu rapporti mensili anu da stima per trè mesi. Cù sta infurmazione, u sistema hà da calculà u vostru pagamentu basatu annantu à ciò chì avete cumunicatu à noi chì avete bisognu è a quantità chì avete sempre in u vostru contu bancariu. CEPF conserva u dirittu di riduce stu ammontu prima di liberà u pagamentu.

U CEPF hà bisognu di vede l'uriginali di tutte e ricevute ?
Mantene sempre l'uriginali in u schedariu, ma ùn avete micca bisognu di mandà à CEPF cù i vostri rapporti, salvu chì ùn hè micca dumandatu da u vostru accordu di cuncessione o u vostru gestore di cuncessione. Se i ricevute sò richieste o richieste, e copie sò bè. L'uriginali deve esse messi à a disposizione di CEPF durante visite in situ o audit.

Cumu aghju da gestisce i tassi di scambiu nantu à e spese di a mo borsa di CEPF?
Suggeremu chì aduprate u listessu tassu di scambiu chì avete ricevutu u vostru ultimu pagamentu. Pudete ancu seguità a pulitica di a vostra urganizazione in quantu à u trattamentu di i tassi di scambiu, sempre chì u metudu chì aduprate resta coherente per tutta a durata di a vostra cuncessione è chì scambiate fondi à u megliu tarifu dispunibule autorizatu da e lege è regulamenti applicabili.

Puderaghju trasfiriri fondi trà e linee di bilanciu (per esempiu, mobili à l'equipaggiu) è in e linee di bilanciu (per esempiu, volu à l'alloghju)?
Pudete trasferisce fondi da un articulu di linea à costu direttu finu à u 15 per centu di a quantità tutale di a vostra cuncessione. Al di là di questu, cumpresa a revisione di l'elementu di a linea di costi di supportu di gestione, avete bisognu di dumandà l'approvazione da u vostru direttore di cuncessione, è CEPF averà bisognu di processà una mudificazione.

Chì succede à i fondi chì restanu in u mo budgetu da un annu à l'altru?
I fondi micca spesi da l'annu precedente traspurtanu automaticamente in l'annu currentu. Se ùn avete micca pussutu rializà una attività durante un periodu, ùn perderà micca quelli fondi è puderà gastà i soldi durante u prossimu periodu. Assicuratevi di cumunicà ogni ritardu in u vostru pianu di prughjettu à u vostru direttore di cuncessione.

Se mi sò stati addebitati tariffi bancari, induve duverebbe registrà?
Registrate i tariffi bancari in a linea di bilanciu "Tasse bancarie è assicurazioni".

Quandu spende menu di ciò chì hè previstu per certe attività, sò permessu di spende quelli fondi in altre attività, o cuncepisce novi attività chì sò in linea cù l'ugettivi di u mo prughjettu ?

 

Pudete trasferisce fondi da elementi di costi diretti finu à u 15% di l'importo tutale di a vostra sovvenzione senza l'approvazione previa di u CEPF.

Pudete trasferisce fondi da l'articuli di linea à costu direttu finu à u 15 per centu di a quantità tutale di a vostra cuncessione. Se i fondi trasferiti rapprisentanu più di u 15 per centu, avete bisognu di dumandà l'appruvazioni da u vostru direttore di cuncessione.

Se appruvata, una mudificazione serà trattata. Per piacè avvisate u vostru direttore di cuncessione se vulete usà fondi per novi attività per assicurà chì ùn hè micca bisognu di una mudificazione di u quadru di u prugettu.

Hè pussibule aduprà fondi di cuncessione per una spesa eccezziunale chì hè ligata à u prugettu, ma chì ùn era micca pianificatu cum'è parte di a pruposta è u pianu di travagliu?
Tutti i fondi di cuncessione devenu esse utilizati per l'attività è u budget appruvati in u vostru accordu di cuncessione. Se vulete usà i fondi CEPF per attività chì ùn sò micca previste inizialmente, avete bisognu di l'appruvazioni CEPF prima di inizià queste novi attività. CEPF aviserà se una mudificazione à u vostru accordu di cuncessione hè necessaria.

Audit

Hè u mo auditu pianificatu à una data adatta?
Sè avete bisognu di presentà un audit istituziunale sottu a vostra cuncessione, hè dovutu à CEPF in 120 ghjorni dopu à a fine di l'annu fiscale di a vostra urganizazione. Se quella data di scadenza presenta difficultà per voi, per piacè cuntattate u vostru gestore di cuncessione per discutiri.

Quale sceglie l'auditore ?
Se un auditu di u prughjettu hè necessariu, u beneficiariu selezziunà una ditta di audit indipendente, chì CEPF appruvarà. Ogni annu, l'auditore valuterà e spese realizate è l'attività realizate cum'è parte di a sovvenzione.

U CEPF hà un furmatu preferitu per l'auditu?
Per l'auditu istituzionale, u CEPF preferisce riceve u documentu in furmatu PDF. Per l'auditu di u prugettu, per piacè rivedete è seguite u "scopu di u travagliu" attaccatu à u vostru accordu di cuncessione.

L'auditu deve esse certificatu?
Iè, l'auditu deve esse certificatu, chì significa chì deve esse fattu da una sucietà di auditu completamente accreditata è indipendente.

L'auditu deve esse realizatu solu nantu à a responsabilità di u prugettu o in tutta l'urganizazione?
Dipende da u vostru accordu di cuncessione, chì deve specificà "auditu di prughjettu" o "auditu di l'urganizazione". Un auditu di u prughjettu testerà solu e transazzione in relazione à a cuncessione CEPF, mentre chì l'auditu di l'urganizazione testerà e transazzione nantu à l'attività di l'urganizazione sana.

I cofinanziamenti devenu esse verificati ancu, sapendu chì quelli fondi ùn passanu micca necessariamente per via di u nostru contu di prughjettu?
Per un auditu istituzionale, sò automaticamente sottumessi à teste. L'auditi di u prugettu ùn deve micca include u cofinanziamentu.

Contacts

Sì avete dumande nantu à qualsiasi di e cose sopra, per piacè cuntattate u vostru gestore di cuncessione.

Caroline Borek per:
- Bacinu Mediterraniu
- Munti di l'Asia Centrale
- Foreste di Guinea di l'Africa Occidentale
- Foreste costiere di l'Africa orientale

Annie Kaufmann per:
- Madagascar è Isule di l'Oceanu Indianu

Cristiana Lopez per:
- Andi tropicali

Priscila Oliveira per:
- Isule di i Caraibi
- Wallacea
- Cerrado

Florencia Renedo per:
- Indo-Birmania
- Andi tropicali

Questa pagina hè stata creata per aiutà i beneficiari di u CEPF à navigà i bisogni finanziarii di a so borsa. Se avete feedback in quantu à l'utilità è a chiarezza di l'infurmazioni sopra, mandate à cepf@cepf.net. Grazie!

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